Alla de slutgiltiga detaljbeslut som ska fattas av en hyresgäst eller beställare – så kallade besked – har sina noggrant angivna platser i byggprocessen: På datumet X ska beskedet Y lämnas. Det kan förefalla väl planerat, men i praktiken är processen mer komplicerad än så.

- Ofta går man inte i mål bara för att hyresgästen kommer med ett förslag på hur man vill ha sina lokaler. Förslaget kanske behöver beredas eller ger upphov till följdfrågor, vilket i sin tur triggar ytterligare diskussioner hos kunden. Som kanske mynnar ut i något helt annat förslag, förklarar Amanda Donovan, projekteringsledare på Fram.

Först när förslaget är beslutat kan vi kalla det besked. Om datumet för beskedet då är satt på kritiska linjen kan det bara leda till en sak: förseningar. Lösningen är att ta höjd för problematiken redan från början.

- Vi måste förstå att det här kan vara svårt för en hyresgäst eller beställare. Det gäller för oss att förklara processen och vad som avses med ett besked, konkret och inte teoretiskt. Det är egentligen inte så svårt, men behöver ges tid, säger Amanda Donovan.

Hyresavtalet kan här vara en grund att stå på, men är sällan tillräckligt detaljerat för att fungera som ett komplett underlag. Konkret kan man börja med ett startmöte där kunden påminns om fallgropar och andra kritiska aspekter av beskedsprocessen.

- Vi uppmanar dem också att i god tid, vid behov ta in underkonsulter – eller helt enkelt fråga oss om råd. I tidsplaneringen gör man sedan plats för beredning och följdfrågor. Det första utkastet från kunden kanske måste komma in en månad innan projektets deadline, så att beskeden kan landa på ett sätt som både uppfyller kundens krav och som inte riskerar projektets tidschema.

- Det är också viktigt att se på beskeden som den process det är, oavsett vilken typ av besked det handlar om. Placering av tryckknappar för belysning är inte detsamma som val av reservkraftsgenerator, men båda beskeden bör hanteras lika strikt och välplanerat, säger Amanda Donovan.

Mer i detalj kan ett besked alltså vara komplicerat och kräva flera loopar innan det är klart. Ett typiskt exempel är ett materialbesked, alltså text och ritningar som visar vilket golvmaterial man vill ha och var, vilka kulörer på väggarna man vill ha och så vidare. Då är det inte ovanligt att några av materialen inte ingår i hyresavtalet och behöver prissättas. Hyresgästen behöver sen få chansen att ta ställning till extrakostnaden, kanske ändra till något som finns ingår i hyresavtalet innan projektörerna tar fram bygghandlingar. Vilket också tar tid. Såklart. Först därefter kan aktuella material beställas.

- Den här processen förefaller ibland ta orimligt mycket tid, men det är i regel många inblandade och ett flertal steg som ska tas. Genom att sätta flera datum för beskedleverans och kanske ställa samma fråga flera gånger, på olika sätt och med olika detaljnivå, ökar vi chansen för att tidsplanen och projektmålen kan hållas, säger Rickard Karlsson, projekteringsledare och delägare på Fram. 

När besked är lämnade och bygghandlingarna närmar sig ett färdigställande är det viktigt med en granskning. Granskningen syftar inte bara till att de olika disciplinernas handlingar ska vara samordnade utan också till att säkerställa att de besked som lämnats blivit omhändertagna utan missförstånd. 

- Vi tycker det är viktigt att involvera hyresgästen i granskningen. Inte för att de ska ha synpunkter på tekniska lösningar och dylikt utan helt enkelt för att vi ska vara riktigt säkra på att allt blivit rätt, säger Rickard Karlsson avslutningsvis.

Våra bästa tips för en lyckad beskedsprocess: 

* Tydliggör processen för hyresgästen – avseende såväl tider som innehåll i besked, gärna genom att ge exempel.

* Skapa utrymme för att hinna utreda sidospår, utan att det försenar projekteringen. 

* Alla beslut och besked behöver inte fattas samtidigt 

* Besked tar tid. Ha respekt för hyresgästens egen beslutsprocess.

* Var överens om kostnadskonsekvenser innan projektering.

* Involvera hyresgästen i granskning av handlingar.